Eine Kosten – Nutzen – Analyse

Der Entscheidungsprozess, um einen Interim Manager zu buchen, dauert bis zu 6 Monate. Ist Interim Management zu teuer oder ist der Nutzen schlecht abschätzbar?

Interim Management ist (k)ein Geschäft wie jedes andere. Ein Unternehmen kauft eine Leistung und erwartet ein Return on Investment. Aber bekommt man einen? Angesichts scheinbar hoher Kosten ist das sicher die entscheidende Frage, die kaum jemand auf den Punkt beantworten kann. Man investiert in einen Manager, von dem man eine Leistung erwartet, die man ohne ihn nicht bekäme. In diesem Satz steckt das Dilemma. Ich möchte am Beispiel der Ergebnisse meiner Arbeit erläutern, dass Sie keine bessere Investition als die in einen Interim Manager tätigen können.

Warum sollte denn ein externer Manager zu einer Leistung fähig sein, die das eigene Team nicht in der Lage ist, zu erbringen?

Wenn Sie in eine neue Maschine investieren, bezahlen Sie beispielsweise 350000€. Natürlich leasen Sie die Maschine oder Sie finanzieren sie. Sie wird geliefert, ist strahlend weiß oder in den Farben Ihres Firmenlogos lackiert. Vielversprechend präsentiert sich die neueste Technik und hebt sich schon allein durch die Ausstrahlung des Neuen vom Rest der Produktion ab. Sie können Sie berühren, sie nimmt einen Platz ein. Der Fortschritt hält Einzug oder breitet sich aus. Ja natürlich – auch eine neue Maschine muss bedient werden: durch die vorhandenen Mitarbeiter. Sie werden noch auf einen Lehrgang geschickt, ganz sicher wird der Produktionsanlauf noch eine Woche durch Spezialisten des Hersteller betreut. Was soll schon schief gehen. Die Anlaufkurve ist mit 4-8 Wochen geplant, das reicht für gewöhnlich. Es ist konkret. Materiell. Nichts virtuelles, kein Versprechen. Sie haben schon etwas in Besitz genommen, dass Sie noch gar nicht vollständig bezahlen mussten. Sie haben nicht das Gefühl, bei einem Wahrsager gewesen zu sein. Gegen Ende der geplanten Anlaufkurve kommt hier und da schon einmal die erste Ernüchterung: Die Maschine ist noch nicht ganz so produktiv, wie geplant. Sie benötigen zusätzliche Werkzeuge oder weitere Lehrgänge. Ja klar. Nicht schön, aber unvermeidlich. Der Fortschritt ist trotzdem im Haus und ob der jetzt genau in KW 42 oder erst in KW 45 voll auf das Betriebsergebnis durchschlägt, ist letztlich nicht entscheidend für die Existenz der Firma. Sie haben sich den ROI kalkulieren lassen (hoffe ich zumindest) und wenn die letzten Unwägbarkeiten ausgeräumt sind, bekommen Sie Ihre Investition auch sukzessive zurück. Sie haben also in etwas investiert, das Sie bisher nicht hatten, denn das Leistungspotenzial der neuen Technik ist größer als das der zu substituierenden Maschine.  Das ist alles vollkommen klar. Auf den Arbeitsplatz bezogen haben Sie (fast) alles richtig gemacht.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass installierte Kapazität auch das intellektuelle Potenzial Ihrer Mitarbeiter ist?

Die Maschine muss, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, auch von jemandem bedient werden, der das volle Potenzial der Maschine kennt und der fachlich in der Lage ist, die Maschine entsprechend zu bedienen. Die Maschine muss auch optimal beplant werden, um zumindest das maschinelle Potenzial voll auszuschöpfen. Der Arbeitsplatz muss optimal gestaltet sein, damit die Maschine die maximale Zeit wertschöpfend tätig sein kann. Die Vorbereitung der Arbeit muss optimal sein, um die minimal möglichen Stillstände zu garantieren. Was unterscheidet nun die Investition in einen Interim Manager von der Investition in eine Maschine? Mit einem Interim Manager erwerben Sie ebenso den aktuellen Stand des Wissens rund um Ihre gesamte Organisation. Absolut vergleichbar mit einer Maschine, nur meist nicht so spezifisch auf einen kleinen Arbeitsplatz begrenzt. Ein Interim Manager ist schon aus dem Blickwinkel der eigenen Wettbewerbsfähigkeit in der Pflicht, sein Wissen auf dem neuesten Stand zu halten, der Interim Manager ist jedoch im Unterschied zur Maschine durch seine jahrelange Erfahrung auch in der Lage, dieses Wissen optimal und auf die jeweilige Situation angepasst zu benutzen, zu bedienen, für den jeweiligen Kunden effektiv einzusetzen. Und – ganz entscheidend: Ein Interim Manager befähigt Ihre Organisation, jeden einzelnen Arbeitsplatz unter Berücksichtigung der oben genannten Aspekte optimal auszulasten, Ihre Organisation als ganzes nach aktuellem Stand der Erkenntnisse zu optimieren. Sie investieren in einen Interim Manager und erhalten für eine ähnliche Investition ein deutliches Plus an Leistung.

Kann man diese Leistung kalkulieren wie einen ROI?

Die wahrscheinlich schwierigste Frage ist, ob man auch für den Interim Manager eine Betrachtung darüber anstellen kann, wann er in welchem Maße wirksam sein wird. Das hängt von einigen Faktoren ab: Zum einen von der Spezifikation der Aufgabe, zum Anderen vom Grat des Einflusses, den der Interim Manager auf die Organisation hat, zum Dritten vom Potenzial, dass es im jeweiligen Unternehmen gibt. Das Potenzial ist immer das Optimum gemessen am internationalen Benchmark, das nur erreicht werden kann, wenn die Aufgabe entsprechend beschrieben und der Einfluss auf das Unternehmen entsprechend umfangreich und groß ist. Aus meiner eigenen Arbeitserfahrung kann ich anhand der tatsächlich erreichten Erfolge folgende Ableitung machen:

Man kann anhand der Darstellung sehr gut erkennen, dass Potenziale nicht nur erkannt, sondern auch umgesetzt werden müssen. Bleibt es bei der Analyse des Potenzials und überlässt man es der bestehenden Organisation, diese Potenziale nach bestem Wissen umzusetzen oder beschränken sich die aufgezeigten Potenziale auf einen begrenzten Bereich, so können die Ergebnisse mit weitem Abstand nicht an das wirklich Machbare heranreichen.

Warum ist das so?

Wären Ihre Mitarbeiter in der Lage, die Potenziale zu erkennen und hätten sie die Erfahrung, den jetzigen in den künftigen Zustand zu überführen, wäre Ihr Unternehmen nicht in dieser Situation. Welche Voraussetzungen müssen vorhanden sein, damit eine Organisation die vorhandenen Potenziale erkennen und umsetzen kann?

• Notwendigkeit zur Veränderung
• Know – How
• Plan
• Ressourcen
• Durchsetzungsstärke
• Beharrlichkeit

Nur wer alles will, wird Großes erreichen.

Woher kommen die großen Potenziale im Einzelnen? 

Selbstverständlich kann es hier keine pauschale Aussage geben. Wenn man jedoch berücksichtigt, dass der Grat der Optimierung im Unternehmen im Wesentlichen homogen ist, kann man aus meiner Erfahrung sehr wohl die These aufstellen, dass der wertschöpfende Teil den nicht – wertschöpfenden Teil der Organisation spiegelt. Warum sollte denn auch auf der einen Seite die Modernisierung einer Organisation sehr weit vorangeschritten und auf der anderen Seite spurlos am Unternehmen vorüber gegangen sein? Man kann einen Teil nicht scharf vom anderen abgrenzen, da im Prinzip alle Abteilungen direkt oder indirekt miteinander interagieren und sich gegenseitig beeinflussen. Um die Gemeinkosten in einem erträglichen Maß zu halten, wird man normalerweise auch in produzierenden Unternehmen einen personell kleineren Anteil an indirekten Mitarbeitern vorfinden. Natürlich gibt es hier und da aufblitzende Innovationen, meist nach erfolgten Neuanschaffungen oder nach besuchten Weiterbildungen, wenn es diese denn systematisch gibt und sie nicht unter großen Mühen der Geschäftsleitung abgerungen werden mussten in dem Fall, dass es neue gesetzliche Bestimmungen einzuhalten gilt. Wie lange jedoch hält der innovative Geist, ausgehend von einem einzelnen Punkt in einem komplexen Gebilde wie einem Unternehmen, an? Wie groß ist die positive Energie, die Kraft, die von einem einzigen Punkt in den Tiefen des Universums ausgeht, wie weit und wie lange kann sie ausstrahlen und die übrigen Mitglieder der Organisation anstecken?

Es hat nicht nur den Anschein, sondern vielfach ist es tatsächlich so, dass die wirklich großen Potenziale in der Produktion vorhanden sind. Natürlich lassen sich die Potenziale des Produktionsumfeldes ebenso aufsplitten, wie die peripheren. Seien Sie jedoch versichert, dass die Verhältnisse 1:1 den von mir vorgefundenen Verhältnissen und generierten Einsparungen entsprechen. Auf der einen Seite sind die Potenziale in der Produktion meist nur unter großem Kraftaufwand umzusetzen, was wirklicher Experten bedarf, auf der anderen Seite sind die Effekte hier ganz klar messbar. Im indirekten Bereich sieht es ähnlich aus. Die Minimierung der Bestände gehört fast schon zu den low hanging Fruits, die Veränderung von organisatorischen Abläufen in der Verwaltung oder gar der Umgestaltung der kompletten Organisation ist meist mit geringeren Investitionen in die IT-Infrastruktur (Im Verhältnis zur Optimierung des Wertstromes und den oft damit verbundenen Kosten) verbunden, kann jedoch mit sehr beeindruckenden Senkungen der Gemeinkosten und damit deutlich verbesserter Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität zu Buche schlagen.

Die vielfach von mir behandelte einseitige Fokussierung auf bestimmte Geschäftsbereiche kann jedoch trotz der schwierigeren Thematik Produktion keine Lösung sein. Zum Einen – ich erwähnte es bereits (in meinem Blog mehrfach), interagiert alles mit allem, zum Anderen erreicht man selbst bei theoretisch vollständiger Optimierung der Organisationsstruktur nicht einmal die Hälfte des Möglichen. Egal, wie gut ein Kollege ist, der Ihnen die Organisationsstruktur neu aufsetzt, es bleibt vollkommen ausser Betracht, dass ein Unternehmen zwar strukturell in den allermeisten Fällen große Potenziale hat, die personellen und finanziellen Savings, die aus deutlich gesenkten Fehlerkosten und verbesserten Abläufen in der Produktion generierbar sind, haben unmittelbaren und nachhaltigen Einfluss auf das Betriebsergebnis und auf die Kundenbeziehungen. Und vor allem: Ohne diese Einsparungen im Komplex Qualitätskosten, der im Übrigen weit mehr als die Betrachtung fehlerhafter Produktion beinhaltet sowie ohne die Beantwortung der Frage: Wie weit kann man die Produktivität verbessern? bleibt das bestehende Potenzial von oft um 20% der produktiven Mitarbeiter komplett unbeachtet. Es wäre auch falsch, hier nur von Einsparpotenzialen auf der Personalkostenseite zu sprechen. Eine besser ausgelastete installierte Kapazität und geringere Instandhaltungskosten erhöhen die Flexibilität, deutlich sinkende Qualitätskosten haben positiven Einfluss auf die Liefertreue, die Kundenbindung und die Auslastung, eine optimierte Lagerhaltung verbessert den Cash Flow, eine flüssige Zusammenarbeit zwischen direkten und indirekten Bereichen minimiert Reibungsverluste, die sich ebenfalls in Wettbewerbsfähigkeit ausdrücken lassen. Nur, wenn man wirklich alles in betracht zieht, wird man künftig noch wettbewerbsfähig sein, ohne die Kunden zu subventionieren.

Woran scheitern selbst die besten unternehmensinternen Anläufe für Veränderungen?

• umfassende Betrachtung und Schnittstellen zu anderen Abteilungen nicht ausreichend berücksichtigt
• zu wenig methodische Erfahrung
• gute Ideen nur auf einzelne Bereiche angewandt
• innere Widerstände der Mitarbeiter
• ausbleibende Erfolge aufgrund halbherziger oder falscher Umsetzung
• arbeiten ohne konkreten Plan

Eine Trennung von Organisationsstruktur und der Optimierung der eigentlich wertschöpfenden Abläufe ist also faktisch unmöglich.

Doch zurück zur ursprünglichen Frage: Wie effektiv kann ein Interim Manager für Sie sein? Wann amortisiert sich diese Investition ? Wie oben beschrieben ist ein Interim Manager ein Profi in dem, was er tut. Ein Profi zu sein bedeutet jedoch nicht, zaubern zu können. Ein Projekt muss analysiert werden, geeignete Maßnahmen müssen passend für das jeweilige Unternehmen eingeleitet und professionell umgesetzt werden, die dafür benötigten Ressourcen müssen bereitgestellt werden, veränderte Abläufe müssen implementiert und zur täglichen neuen Arbeitsroutine werden, ohne dass Nachsteuern von außen notwendig wird. Ein guter Interim Manager hat seine Arbeit getan, wenn die Maßnahmen vollständig umgesetzt sind und die Organisation ohne fremde Hilfe in der Lage ist, Fehler zu erkennen und wirksam gegenzusteuern. Das impliziert automatisch, dass es nicht nur einzelner kosmetischer Maßnahmen bedarf, sondern dass die Mitarbeiter befähigt werden, ihre Arbeit auf eine neue Weise vollkommen von alleine und aus Überzeugung zu tun. Beispielsweise ist die Einführung eines neuen Tools – sagen wir besser einer neuen Technik zur Bewältigung der Herausforderungen – nichts, dass sich irgendwie nahtlos in die bisherigen Abläufe eingliedert, als würde man Kakaopulver in die Milch mischen, sondern Mitarbeiter müssen tatsächlich Ihr Denken verändern und eine neue Herangehensweise an vorhandene Aufgabenstellungen erlernen. Bei einer solchen Herausforderung zu erwarten, dass man Tools implementiert und sie ab Zeitpunkt null sofort von alleine die gewünschten, messbaren Erfolge bringen entspricht etwa der gleichen Logik, als würden Sie sich einen Lottoschein kaufen und zeitgleich den neuen Ferrari bestellen. Die Organisation MUSS gecoacht werden, veränderte Arbeitsweisen müssen nachgesteuert und geübt werden, bis das gewünschte Ergebnis gezielt abrufbar ist. Eine Maßnahme anzuordnen, ist keine nachhaltige Umsetzung.

Genau an dieser Stelle befindet sich ein kritischer Punkt für die Investition in einen Interim Manager. Vielfach ist einem Unternehmer nach Einleitung der Maßnahmen sonnenklar, was die nächsten Schritte sein müssen, die Anwesenheit einer externen Betreuung zum Festigen und Nachsteuern von neu implementierten Tools und Abläufen scheint nicht mehr notwendig. Sie haben ein offenes und vertrauensvolles Verhältnis zum Interim Manager, Sie sehen die ersten messbaren Erfolge, die Kennzahlen bewegen sich in die richtige Richtung, Sie kennen den geplanten weiteren Ablauf und sind der Meinung, dass ab diesem Zeitpunkt der Zenit der Wirksamkeit erreicht ist.

Lassen Sie sich nicht täuschen.

Ab der Einführung neuer Verhaltensmuster benötigt der Mensch ca. 6 Monate, bis er die Veränderung vollständig verinnerlicht hat. Innerhalb dieses Zeitraumes werden immer wieder Herausforderungen, nicht geplante Störungen des Ablaufes und Unklarheiten auftreten. Wenn in diesem Zeitraum die Unterstützung durch den erfahrenen Interim Manager nicht mehr vorhanden ist, wird der Mitarbeiter in seiner Unsicherheit nach Lösungen greifen, bei denen er sich sicher fühlt. Sofort wird er zurückfallen in alte Denk- und Verhaltensmuster. Kein Prozess verläuft wie im Lehrbuch. Sie wissen, dass das Geschäft jeden Tag neue Herausforderungen bereit hält. Diese mit einem neuen Tool, das ganz sicher den bisherigen Mustern um Längen voraus ist zu bewältigen, gelingt nur, wenn man das Tool und seine Möglichkeiten vollkommen verinnerlicht hat. Behalten Sie bitte auch im Blick, dass Sie ein Interim Manager nicht beauftragen, um gezielt nur eine Nuance zu verändern. Im gesamten Unternehmen wird es in den Tagen, Wochen und Monaten des Mandates immer wieder Herausforderungen geben, bei denen Ihr Team Unterstützung benötigt und sehr wahrscheinlich werden sich zusätzliche Möglichkeiten für weitere Verbesserungen ergeben, bis Sie wirklich rund um zufrieden sein dürfen.  Hier schließt sich der Kreis zur Investition Maschine: Das Produktionsergebnis der Maschine hängt wesentlich davon ab, wie gut der Bediener die Maschine beherrscht.

Mit welchen konkreten Ergebnissen dürfen Sie rechnen?

Dazu nun endlich ein Überblick über das Gesamtergebnis meiner letzten 4 Mandate: 

Die finanzielle Wirksamkeit eines Interim Mandates verläuft nicht linear, sie steigt aber mit der Dauer des Einsatzes, da entsprechende Maßnahmen zunächst vorbereitet werden und im Anschluss umgesetzt werden müssen. Je professioneller der Plan zur Umsetzung, je mehr Führungserfahrung der Manager hat, umso besser wird die Bilanz seiner Arbeit ausfallen.

Ein paar Wahrheiten zum Einsatz eines Interim Managers

• Eine gute Analyse wirkt sich sehr positiv auf das Ergebnis aus.
• Das Ergebnis hängt von den jeweiligen Umständen ab und ist nicht exakt kalkulierbar, die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Formulierung der Aufgabenstellung und die Position des Interim Managers im Unternehmen wesentlichen Einfluss auf die Amortisation Ihrer Investition haben
• Sofortige Ergebnisse sind (nur) möglich, wenn Sie bereits Maßnahmen vorbereitet haben und jemanden zur Umsetzung benötigen.
• Eine umfassende und nachhaltige Reorganisation Ihres Unternehmens benötigt Zeit, Sie können sich jedoch auf sehr gute Ergebnisse freuen.
• In sehr schwierigen Fällen, z.B. bei drohender Insolvenz, sind oft drastische Maßnahmen erforderlich. 

Wenden Sie sich rechtzeitig vertrauensvoll an mich, ich kann Ihnen helfen. 

Für mehr Informationen rund um das Thema Kostensenkung und Produktivitätssteigerung stöbern Sie gern in meinem BLOG.